Kazalo vsebin:
V vsakodnevnem poslovanju podjetij je pogosta potreba po službenih potovanjih, uporabi službenega vozila ali lastnega vozila zaposlenega, kateremu sledi povračilo prevoza za službeno pot. Hitro pa se lahko situacija zaplete, če potni nalog, mesečno evidentiranje in obračun potnih stroškov niso urejeni skladno z zakonodajo. V nadaljevanju predstavljamo, kako pravilno urejati potne naloge, od evidentiranja do obračuna kilometrine, pri uporabi lastnega ali službenega vozila.
Kaj ureja zakonodaja in kaj mora vključevati potni nalog?
Delodajalci odrejajo službena potovanja za komercialna, strokovna, izobraževalna, raziskovalna in podobna dela. Potni nalog je dokument, ki ga delodajalec izda zaposlenemu za opravljeno službeno potovanje z javnim prevozom, s službenim vozilom ali z uporabo lastnega vozila zaposlenega. Zakon na področju delovnih razmerij določa, da mora delodajalec delavcu zagotoviti povračilo stroškov za prehrano med delom, za prevoz na delo in z dela ter povračilo stroškov, ki jih ima pri opravljanju določenih del in nalog na službenem potovanju. (Zakon o delovnih razmerjih – ZDR‑1, 130. člen).
Poleg tega je pomembna tudi Uredba o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja, ki določa, pod katerimi pogoji povračilo stroškov ni vključeno v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja ter da morajo službenemu potovanju slediti tudi dokumenti (računi, potrdila, dogovori…)
Potni nalog mora vsebovati podatke kot so datum službene poti, začetno in končno lokacijo, število prevoženih kilometrov, vrsto službenega potovanja, odobritev nadrejenega, namen poti, morebitne dodatne stroške (parkirnina, cestnina) ter podpis delodajalca in zaposlenega. Čeprav potni nalog v fizični obliki ni vedno obvezen, je močno priporočljiv kot dokazilo pri obračunu in morebitnem nadzoru.
Mesečno evidentiranje in obračun potnih stroškov
Obračun potnih stroškov delodajalec lahko izda tudi za daljše časovno obdobje (na primer mesečno), saj so podatki o službenih potovanjih in uporabi vozila lahko del evidenc za obračun plače, obračun prispevkov in davčno obravnavo. Podjetje mora zagotavljati, da so potni nalogi izpolnjeni sproti in da so vsi stroški ustrezno dokumentirani (računi, kilometri, datumi).
Kilometrina: za prevoz na delo in z dela velja, da se povračilo stroškov ne všteva v davčno osnovo dohodka do višine 0,21 € za vsak prevožen kilometer, medtem ko za službeno potovanje, če zaposleni uporablja lastno vozilo, velja višja kilometrina v višini 0,43 € za vsak prevožen kilometer, pod pogojem, da je potni nalog odobren in poslovno potreben.
V praksi to pomeni, da podjetje običajno ob koncu meseca (lahko tudi med mesecem) preveri vse potne naloge in obračuna službena potovanja ter jih obravnava skladno z zakonom in uredbo. Če so določeni pogoji, obrazloženi zgoraj, izpolnjeni, delodajalec lahko potrdi, da povračilo ne vpliva na davčno osnovo iz dohodka iz delovnega razmerja.
Potni nalog za službeno vozilo
Ko gre za lastno vozilo zaposlenega, uporabljeno za službene namene, je pomembno, da podjetje vodi evidenco o uporabi vozila, prevoženih kilometrih in loči službeno in zasebno uporabo. Če zaposleni uporablja službeno vozilo tudi za zasebne namene se to obravnava kot boniteta, kar pomeni dodatno davčno obremenitev dohodka iz delovnega razmerja.
Kaj je boniteta in kako vpliva na davčno obremenitev zaposlenih?
Ob uporabi lastnega vozila za službeno potovanje se uporabi kilometrina; iz potnega naloga mora biti jasno razvidno, da gre za uporabo lastnega vozila, število prevoženih kilometrov in odobritev delodajalca. V primeru, da je povračilo višje od predpisane višine (npr. 0,43 €/km za službeno potovanje) in ni ustreznega potnega naloga ali dokumentacije, se presežek všteva v davčno osnovo in je zanj potrebno plačati tako dohodnino kot prispevke.
Kontrola, dokumentacija in dobra praksa
Podjetjem priporočamo, da imajo vzpostavljen notranji pravilnik o službenih potovanjih in potnih nalogih, ki določa kdo ima pravico do službenega potovanja, kdo odobri potni nalog, kako se določi kilometrina in povračilo stroškov, katera dokumentacija je potrebna. Evidenca naj bo urejena mesečno, potni nalogi shranjeni vsaj toliko časa, kot določa zakonodaja za davčne preglede, ter naj bo omogočen vpogled nadrejenim in računovodstvu.
Napake, ki se pogosto pojavljajo, so:
- (pre)pozno izpolnjen potni nalog,
- manjkajoči podatki o prevoženih kilometrih,
- nejasna razmejitev službene in zasebne uporabe vozila,
- izplačilo previsoke kilometrine brez odobritve.
Te napake lahko pomenijo spremembo davčne osnove, dodatne prispevke ali celo globe. Na primer, če povračilo za pot ni dokumentirano s potnim nalogom in vsebino poslovno potrebne službene poti, se ne priznava kot neobdavčeno povračilo potnih stroškov https://www.gzs.si/zbornica_racunovodskih_servisov/vsebina/Za-podjetja/Miti-in-resnice-o-potnih-nalogih).
Davčni nadzor
Davčni organ pri davčnih nadzorih ugotavlja:
- nedokazana službena potovanja
- manjkajoča dodatna dokazila k službenim potovanjem
- potni nalogi niso skladni s stanjem števca na službenem vozilu
- nepravilno vrednotenje bonitete ob uporabi službenega vozila v zasebne namene
Davčni organ opozarja, da je potrebno obračunati boniteto ob uporabi službenega vozila v zasebne namene. Če temu ni tako sledijo dodatne davčne obveznosti, obresti in tudi globe.
Zaključek
Evidentiranje potnih nalogov in mesečni obračun potnih stroškov nista le administrativna formalnost, temveč temelj za davčno, računovodsko in finančno skladnost podjetja. Pravilen pristop k obračunu potnega naloga pomeni, da so potni nalogi izpolnjeni, kilometrina pravilno izračunana, dokumentacija priložena in shranjena ter da je jasna ločnica med zasebno in službeno uporabo vozila. Z dosledno prakso zmanjšate tveganja za dodatne davčne obveznosti in nadzore.
Če vaše podjetje še nima urejenega sistema potnih nalogov ali želite pregled obstoječega stanja, kontaktirajte naš računovodski servis Nucleus Plus. Z veseljem smo vam na voljo za posvet in prilagoditev sistema evidenc vašim potrebam.
VIRI IN LITERATURA:
https://pisrs.si/pregledPredpisa?id=ZAKO5944