Konec leta večina organizacij popisuje sredstva in obveznosti. Popis je pomemben, saj le s pravilno izkazanimi vrednostmi bilančnih postavk izkazujemo resničen in pošten prikaz finančnega položaja organizacije in pravilen obračun davčnih obveznosti.
Organizacije morajo opraviti popis sredstev in obveznosti najmanj enkrat letno. Obveznost izvajanja popisa za gospodarske družbe določa 54. člen ZGD-1, za proračunske uporabnike in pravne osebe javnega prava določa Zakon o računovodstvu, ostali subjekti upoštevajo predpise SRS.
Organizacije, ki so zavezanci za DDV, morajo od primanjkljaja in uničenja blaga (v primerih, ki jih določa zakon) skladno z ZDDV-1 obračunati DDV.
Popis sredstev in obveznosti se lahko izvaja kadarkoli v letu, priporočljivo je, da je čim bolj na koncu poslovnega leta, saj so tako zagotovljeni bolj kakovostni podatki o popisnem stanju.
Vrste popisov sredstev in obveznosti
Organizacije popisujejo sredstva in obveznosti s fizičnim preštevanjem ali usklajevanjem.
Popis terjatev in obveznosti
Terjatve in obveznosti je priporočljivo uskladiti vsaj enkrat letno. Usklajujemo jih z izpisom odprtih postavk (IOP). Potrjevanje IOP kupcu oziroma dobavitelju ne predpisuje noben zakon. Z IOP usklajujemo tudi druge obveznosti in terjatve, kot so denarna sredstva ter dana in prejeta posojila.
Osnovna sredstva
Podlaga za popis je izpis iz registra. Popis se izvaja fizično, popisne listine pa se nato preverjajo s stanjem v registru osnovnih sredstev organizacije. Popišejo se vsa osnovna sredstva, ne glede na to, kje se nahajajo.
Predlog za odpis, popravilo ali uničenje uničenih ali poškodovanih osnovnih sredstev da popisna komisija. Odpis uničenih osnovnih sredstev, ki jih bo organizacija odpisala, in je bilo nabavljeno z DDV, katerega je organizacija upoštevala kot odbiten pred koncem obdobja, določenega za popravek odbitka vstopnega DDV (oprema 5 let, nepremičnine 20 let), ni treba popraviti.
Zaloge
Zaloge organizacija popisuje fizično. Popisna komisija ugotavlja obstoj zalog in njihovo (ne)poškodovanost. Organizacija imenuje ločeno tudi komisijo, ki preveri morebitno tehnološko ali drugo zastaranje zalog in predlaga nadaljnje postopke (zmanjšanje prodajne cene, uničenje…).
Za poškodovano ali zastarano zalogo se zniža prodajna cena, za kar se pripoznajo prevrednotovalni poslovni odhodki v velikosti razlike med čisto iztržljivo in knjigovodsko vrednostjo zalog.
Zmanjšanje vrednosti zalog na čisto iztržljivo vrednost ni predmet DDV, saj ne predstavlja primanjkljaj ali kalo. Če so zaloge neuporabne (kar mora organizacija dokazati), zmanjša knjigovodsko vrednost na čisto nadomestljivo. Zmanjšanje je strošek oziroma odhodek tekočega obdobja, ki ni zavezano k obračunu DDV.