Kazalo vsebin:
Stroški reprezentance so pogosto tema, ki sproža vprašanja pri podjetnikih in računovodskih strokovnjakih. Gre za področje, ki je urejeno z zakonodajo, saj vključuje stroške, ki se nanašajo na gradnjo poslovnih odnosov in sodelovanje med poslovnimi partnerji hkrati pa se prepletajo z računovodsko-davčnimi pravili. V tem članku bomo podrobneje razložili, kaj so stroški reprezentance, kaj zajema reprezentanca, kako jih ureja zakonodaja in katere davčne posledice imajo.
Kaj je reprezentanca?
Z besedo reprezentanca v računovodsko-davčnem pomenu opredeljujemo aktivnosti, ki so namenjene graditvi in ohranjanju poslovnih odnosov. Njena osnovna funkcija je v odnosih s poslovnimi partnerji predstavljati podjetje, njegove proizvode ali storitve na način, ki prispeva k izboljšanju poslovnih rezultatov. Reprezentanca se nanaša na zunanje poslovne partnerje, stranke ali druge subjekte, s katerimi podjetje sodeluje ali namerava sodelovati.
Kaj so stroški reprezentance?
Stroški reprezentance so stroški, ki nastanejo pri dejavnostih, namenjenih krepitvi poslovnih odnosov in utrjevanju poslovnega ugleda podjetja. Mednje spadajo stroški, ki jih podjetja namenijo za:
- pogostitve in zabave,
- darila poslovnim partnerjem,
- stroške, povezane z organizacijo dogodkov, kot so poslovna srečanja, predstavitve in drugo
Skladno z zakonodajo morajo ti stroški biti povezani z dejavnostjo podjetja in poslovno upravičeni. V nasprotnem primeru jih zakonodaja ne priznava kot stroške reprezentance.
Stroški reprezentance ne vključujejo stroškov, namenjenih zaposlenim v podjetju, kot so na primer stroški novoletnih zabav za zaposlene ali obdarovanja zaposlenih.
Zakonodaja o stroških reprezentance
V Sloveniji so stroški reprezentance natančno urejeni z zakonodajo. Natančneje, z Zakonom o davku od dohodkov pravnih oseb (ZDDPO-2) in z Zakonom od davku na dodano vrednost (ZDDV-1), ki določata osnovna pravila glede davčnega priznavanja stroškov, (ne)pravico do odbitka DDV oziroma obračun DDV-ja pri dajanju daril.
Glede obdavčitve fizične osebe je potrebno poznati tudi pravila skladno z Zakonom o dohodnini (ZDOH-2).
Davčno priznani stroški reprezentance
ZDDPO-2 določa, da se kot davčno priznani stroški reprezentance štejejo stroški za pogostitev, zabavo ter darila (z logotipom ali brez) ob poslovnih stikih s poslovnimi partnerji in so neposredno povezani z dejavnostjo podjetja oziroma so potrebni za doseganje prihodkov. Pri tem morajo biti stroški reprezentance smiselni, poslovno upravičeni in podprti z ustrezno dokumentacijo.
Omejitev davčnega priznavanja stroškov
ZDDPO-2 v 31. členu določa, da se stroški reprezentance priznavajo v višini 50 % dejanskih stroškov. To pomeni, da se druga polovica teh stroškov obravnava kot davčno nepriznana, kar posledično povečuje davčno osnovo podjetja.
Pravila glede daril in reprezentance
Darila, ki po vsebini predstavljajo obdarovanje poslovnih partnerjev ob poslovnih srečanjih, se davčno obravnavajo kot reprezentanca.
Zakonodaja določa jasna pravila za obravnavo stroškov darila (reprezentance), pri čemer je ključno, da podjetja zagotovijo dosledno in pravilno dokumentiranje teh stroškov ter upoštevajo omejitve, določene z zakonom. Ustrezno poznavanje in spoštovanje teh predpisov omogoča pravilno davčno obravnavo stroškov reprezentance ter zmanjšuje tveganje za morebitne nepravilnosti pri davčnih pregledih.
Davčno obravnava darila z vidika DDV
Pri darilih poslovnim partnerjem je potrebno upoštevati zakonodajo glede obračunavanja davka na dodano vrednost (DDV). Če je vrednost darila višja od 20 EUR, je treba obračunati DDV v kolikor je bila pred tem izkoriščena pravica do odbitka DDV-ja.
Davčna obravnava darila z vidika dohodnine
Darila poslovnim partnerjem so obdavčljiva z dohodnino, če na posameznega poslovnega partnerja presežejo 42 eur (enkratno darilo) oziroma 84 eur v posameznem davčnem letu.
Dokumentacija stroškov reprezentance
Eden ključnih elementov pri pravilnem evidentiranju stroškov reprezentance je ustrezna dokumentacija. Za stroške reprezentance morajo podjetja hraniti:
- račune, ki jasno kažejo namen stroškov (npr. pogostitev, poslovno kosilo,darila),
- dokazila o udeležencih pogostitev, prejemnikih daril, kot so seznami prisotnih,seznami prejemnikov ali vabila,
- pojasnilo o namenu dogodka, ki je povezan s poslovanjem podjetja.
Brez ustrezne dokumentacije lahko davčni organ stroške reprezentance obravnavajo kot davčno nepriznane.
Kaj ni strošek reprezentance?
Pri določanju, kaj spada med stroške reprezentance, je izjemno pomembno jasno razlikovati med stroški, ki so povezani z reprezentanco, in drugimi podobnimi stroški, ki imajo drugačno davčno obravnavo. Napačno razvrščanje teh stroškov lahko povzroči nepravilnosti pri obračunavanju davčnih obveznosti, zato je potrebna dodatna previdnost.
Novoletne zabave za zaposlene, ki so pogosto del poslovne kulture podjetja, na primer ne spadajo med stroške reprezentance. Takšni dogodki so namenjeni predvsem zaposlenim in se obravnavajo kot stroški dela, saj so neposredno povezani z motivacijo, nagrajevanjem ali grajenjem timskega duha znotraj podjetja. Kot strošek dela jih opredeljuje SRS 13. Zaradi tega imajo drugačen davčni status kot stroški, povezani z odnosi z zunanjimi poslovnimi partnerji.
Podobno tudi stroški, povezani z izobraževanjem in seminarji za zaposlene, niso del stroškov reprezentance. Ti stroški so opredeljeni kot stroški usposabljanja in razvoja kadrov, saj so namenjeni izboljšanju znanja in kompetenc zaposlenih, kar prispeva k bolj učinkovitemu poslovanju podjetja. Izobraževanja in seminarji imajo tako popolnoma drugačen namen in davčno obravnavo, saj ne služijo graditvi poslovnih odnosov, temveč razvoju notranjih virov podjetja.
Razumevanje teh razlik je pomembno za pravilno evidentiranje stroškov in izogibanje težavam pri davčnih pregledih. Tako lahko podjetja zagotovijo skladnost z zakonodajo in optimizirajo svoje davčne obveznosti.
Pogoste napake pri obravnavi stroškov reprezentance
Pri evidentiranju in obravnavi stroškov reprezentance podjetja pogosto naredijo napake, ki lahko povzročijo nepriznavanje stroškov s strani davčnih organov ali povečanje davčnih obveznosti. Ključnega pomena je, da podjetja poznajo najpogostejše težave in se jim izognejo z natančnim evidentiranjem in pravilno razvrstitvijo stroškov:
- pomanjkljiva dokumentacija
- pripoznavanje stroškov za zaposlene kot stroškov reprezentance
- neupoštevanje omejitve 50 % davčnega priznavanja stroškov reprezentance
Pomanjkljiva dokumentacija je ena najpogostejših napak, saj brez ustreznih dokazil, kot so računi, seznami prisotnih, seznami prejemnikov daril ali pojasnila o namenu dogodka, davčni organi stroškov ne priznajo. Prav tako podjetja pogosto zamenjujejo stroške za zaposlene, kot so novoletne zabave ali nagrade, z reprezentanco, čeprav imajo ti stroški povsem drugačno davčno obravnavo. Poleg tega nekatera podjetja ne upoštevajo omejitve priznavanja le 50 % stroškov reprezentance, kar lahko povzroči nepravilnosti pri davčnem obračunu. Zavedanje teh napak in dosledno upoštevanje zakonodaje lahko pomaga podjetjem pri pravilnem evidentiranju stroškov in optimizaciji davčnih obveznosti.
Kako optimizirati stroške reprezentance?
Čeprav so stroški reprezentance del poslovanja, lahko podjetja sprejmejo ukrepe za njihovo optimizacijo:
1. Skrbno beleženje in shranjevanje dokumentacije zmanjšuje tveganje za nepriznavanje stroškov.
2. Podjetja naj določijo notranja pravila (pravilnik o računovodstvu) glede obsega in vrste stroškov reprezentance.
3. Ključno je, da zaposleni razumejo pravila glede reprezentance in jih dosledno upoštevajo.
Zaključek
Stroški reprezentance so pomemben del poslovanja, vendar zahtevajo natančno obravnavo zaradi davčne zakonodaje. Pravilna obravnava teh stroškov zagotavlja skladnost z zakonodajo in pomaga podjetju optimizirati davčne obveznosti. Podjetja naj pri evidentiranju stroškov reprezentance sodelujejo s strokovnjaki, kot so davčni svetovalci, računovodski servisi, da bi se izognila napakam in kaznim.
Za dodatna vprašanja ali pomoč pri davčni obravnavi stroškov reprezentance se obrnite na naš računovodski servis Nucleus Plus.
V okviru računovodskih storitev, katere izvajamo za naše naročnike se navedena vsebina in podobna vprašanja rešujejo že pri tekočih poslovnih dogodkih.
Strokovnjaki z izkušnjami vam bomo z veseljem pomagali!
VIRI IN LITERATURA:
https://pisrs.si/pregledPredpisa?id=ZAKO4687
https://pisrs.si/pregledPredpisa?id=ZAKO4701
https://pisrs.si/pregledPredpisa?id=ZAKO4697
https://www.uradni-list.si/glasilo-uradni-list-rs/vsebina/2023-01-3897